Könyvelőváltás Kft.-nél: mit kérjünk el a régi könyvelőtől?
A könyvelőváltás Kft.-nél akkor lehet zökkenőmentes, ha az új könyvelő minden szükséges bizonylatot, főkönyvi adatot, analitikus nyilvántartást, bevallást és bérügyi dokumentumot megkap. Az átadás során nemcsak a dokumentumok meglétét kell ellenőrizni, hanem azt is, hogy melyik időszak könyvelése készült el, ki felel a következő bevallásokért, és maradtak-e nyitott feladatok. Útmutatónkból megtudhatja, mit érdemes elkérni a régi könyvelőtől, hogyan ellenőrizhető az átadott anyagok használhatósága, és mire kell figyelni, hogy a könyvelés az átállás alatt is folyamatos maradjon.
PÁMEN Iroda Kft.1. Milyen dokumentumokat kérjünk el a régi könyvelőtől?
A könyvelőváltás során átadandó dokumentumok köre függ a Kft. tevékenységétől, adózási módjától, foglalkoztatottjainak számától és a váltás időpontjától.
Az átadás során három dokumentumcsoportot érdemes elkülöníteni.
A vállalkozás által átadott bizonylatok
Ezek azok a dokumentumok, amelyeket a társaság korábban a könyvelő rendelkezésére bocsátott.
Az átadás során ellenőrizendő dokumentumok:
- Bejövő és kimenő számlák, helyesbítő és sztornószámlák.
- Bankkivonatok és pénzforgalmi bizonylatok.
- Pénztárbizonylatok és pénztárjelentések, amennyiben relevánsak.
- Szerződések, kölcsönmegállapodások és lízingdokumentumok.
- Tárgyi eszközök beszerzéséhez és értékesítéséhez kapcsolódó bizonylatok.
- Készletnyilvántartások és leltározási dokumentumok, ha a tevékenység indokolja.
- Egyéb, gazdasági eseményeket alátámasztó iratok.
Nem feltétlenül szükséges minden dokumentumot ismételten elkérni. Ha azok már a vállalkozás rendelkezésére állnak, a teljességüket és hozzáférhetőségüket kell ellenőrizni.
A számviteli bizonylatok megőrzése jogszabályi kötelezettség. Az átadás konkrét módját és a könyvelőnél található példányok kezelését azonban a körülmények és a szerződés alapján kell tisztázni.
Jogszabályi háttér: 2000. évi C. törvény a számvitelről.
A könyvelő által elkészített kimutatások
Az új könyvelőnek nemcsak az alapbizonylatokra, hanem a társaság könyvelési állapotát bemutató nyilvántartásokra is szüksége lehet.
Különösen az alábbiakat célszerű elkérni:
- Főkönyvi kivonat az utolsó feldolgozott időszakra.
- Főkönyvi kartonok és tételes könyvelési adatok.
- Vevő- és szállítóanalitika, a nyitott és lejárt tételekkel.
- Tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása.
- ÁFA-analitika és kapcsolódó egyeztetések.
- Bank- és pénztáregyeztetések.
- Hitelek, kölcsönök és tagi kölcsönök nyilvántartása.
- Elhatárolások és egyéb, következő időszakokat érintő tételek kimutatása.
- Az éves záráshoz kapcsolódó alátámasztó dokumentumok.
Szemléltető példa: Ha a könyvelőváltás október 1-jével történik, célszerű szeptember 30-i fordulónappal egyeztetett főkönyvi adatokat kérni. Ha a szeptemberi könyvelés még nem teljes, rögzíteni kell, mely tételek feldolgozása van folyamatban.
A könyvelőprogramból kinyerhető adatok
A korábbi és az új könyvelő eltérő könyvelőprogramot használhat. Ezért előzetesen egyeztetni kell, hogy milyen elektronikus adatokra van szükség.
Érdemes tisztázni:
- Milyen exportok készíthetők a korábbi rendszerből?
- Mely időszakok adataira van szükség?
- Milyen fájlformátumokat tud feldolgozni az új könyvelő?
- Szükséges-e tételes főkönyvi export?
- A kapott fájlok megnyithatók és ellenőrizhetők-e?
A PDF-formátum alkalmas lehet a kimutatások megtekintésére, de nem minden esetben megfelelő a könyvelési adatok további feldolgozására.
Az Excel-, CSV- és más strukturált exportok hasznosak lehetnek, ha tartalmazzák a szükséges adatokat.
Fontos: A teljes könyvelőprogram-mentés átadása nem tekinthető minden esetben automatikus kötelezettségnek. Ennek szükségessége a szerződéstől, a szoftver feltételeitől és az új könyvelő technikai igényeitől is függ.
2. Milyen bevallásokat és beszámolókat kell átadni?
A könyvelőváltáskor pontosan tisztázni kell, milyen adókötelezettségeket teljesített már a társaság, és mely feladatok vannak még hátra.
A vállalkozás működésétől függően szükséges lehet átadni:
- ÁFA-bevallásokat és kapcsolódó analitikákat.
- Társaságiadó- vagy KIVA-bevallásokat.
- Helyi iparűzési adó bevallásait.
- Foglalkoztatáshoz kapcsolódó adó- és járulékbevallásokat.
- Önellenőrzéseket és azok dokumentációját.
- Egyéb, a vállalkozásra vonatkozó adóbevallásokat.
- Korábbi éves beszámolókat és zárási dokumentációkat.
A bevallások mellett érdemes elkérni a benyújtást és elfogadást igazoló elektronikus visszaigazolásokat is.
A NAV tájékoztatása szerint a bevallások sikeres beküldésének ellenőrzésénél az elfogadó nyugta és a NAV-iktatószám is fontos.
Forrás: NAV – A bevallások beérkezésének ellenőrzése.
Miért fontos a NAV-adószámla egyeztetése?
A könyvelési nyilvántartásokban szereplő adókötelezettségeket célszerű összevetni a NAV által nyilvántartott adatokkal.
A NAV Ügyfélportálján megfelelő jogosultsággal ellenőrizhetők a befizetések, tartozások és túlfizetések.
Egy esetleges eltérés nem minden esetben jelent könyvelési hibát, de indokolhat további egyeztetést.
Forrás: NAV – Adószámla egyeztetése.
3. Milyen bérszámfejtési dokumentumokra van szükség?
Ha a Kft. munkavállalókat foglalkoztat, a könyvelőváltás során a bérszámfejtési feladatok folyamatosságáról is gondoskodni kell.
Az új szolgáltatónak a feladatkörétől függően szüksége lehet:
- A munkavállalók foglalkoztatási és béradataira.
- Munkaszerződésekre és módosításaikra.
- Korábbi bérjegyzékekre és bérszámfejtési összesítőkre.
- Év közbeni adóelőleg- és járulékadatokra.
- Szabadságok, távollétek és keresőképtelenségek nyilvántartására.
- Adóelőleg-nyilatkozatokra.
- Munkaviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos bejelentésekre.
- Folyamatban lévő bérügyi ügyek listájára.
Külön tisztázni kell, hogy a következő havi bérszámfejtést és a kapcsolódó bevallásokat melyik szolgáltató készíti el.
A munkavállalók személyes adatait biztonságos módon, kizárólag a szükséges körben szabad átadni.
4. Ki mit intéz a könyvelőváltás során?
A könyvelőváltásnál a szerződés megszűnésének időpontja és az utolsó feldolgozott könyvelési időszak nem feltétlenül egyezik meg.
Ezért a feladatok megosztását írásban célszerű rögzíteni.
Mit tartalmazzon az átadás-átvételi jegyzőkönyv?
- Az átadás dátumát és résztvevőit.
- Az utolsó teljesen feldolgozott időszakot.
- Az átadott dokumentumok és elektronikus fájlok felsorolását.
- A hiányzó dokumentumokat.
- A folyamatban lévő bevallásokat és határidős feladatokat.
- Az egyes feladatok felelősét.
- A pótlási határidőket.
- Az esetleges fenntartásokat.
Az átadás-átvételi jegyzőkönyv készítése gyakorlati ajánlás. Nem minden könyvelőváltás esetében jogszabály által előírt, egységes formájú dokumentum.
Hogyan rendezzük a NAV-meghatalmazásokat?
A könyvelőváltáskor ellenőrizni kell a korábbi és az új könyvelő NAV előtti képviseleti jogosultságait.
Az állandó képviselet bejelentésére az UJEGYKE-adatlap szolgál, amely az Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazásban (ONYA) is elérhető.
A korábbi jogosultság megszűnését és az új meghatalmazás bejelentését a tényleges feladatátadással összhangban kell rendezni.
Az új meghatalmazás bejelentése önmagában nem helyettesíti a korábbi jogosultság ellenőrzését.
Hivatalos források:
Fontos: Az ügyvezető személyes Ügyfélkapu+- vagy DÁP-azonosítási adatait nem kell átadni a könyvelőnek. A képviseleti jogosultságokat a hivatalos meghatalmazási eljárással kell rendezni.
5. Három gyakori kockázat könyvelőváltáskor
Nem egyértelmű, ki adja be a következő bevallást
A probléma jele: A régi könyvelő szerint már az új szolgáltató feladata a bevallás elkészítése, az új könyvelő viszont még nem kapta meg a szükséges adatokat.
Megelőzés: Készítsenek írásos határidőlistát, amelyben minden bevallás mellett szerepel a felelős.
Az átadott fájlok nem elegendők a munka folytatásához
A probléma jele: Az új könyvelő megkapja a főkönyvi kivonatot, de hiányoznak a részletes kartonok vagy a vevő-szállító analitikák.
Megelőzés: Az új könyvelő előzetesen határozza meg a szükséges adatkört és fájlformátumokat. A kapott állományokat technikailag és tartalmilag is ellenőrizni kell.
Nincs írásos lista a hiányzó dokumentumokról
A probléma jele: Az átadás után derül ki, hogy egy bankkivonat, tárgyi eszköz karton vagy bevallási visszaigazolás hiányzik.
Megelőzés: Minden hiányzó dokumentumhoz rendeljenek felelőst és pótlási határidőt.
6. Honnan tudható, hogy az új könyvelő folytatni tudja a munkát?
A könyvelési anyag átadása nem attól teljes, hogy az ügyvezető megkapott egy elektronikus mappát.
Az új könyvelőnek célszerű ellenőriznie, hogy:
- A főkönyvi és analitikus adatok egyeztethetők-e.
- A nyitott vevői és szállítói tételek azonosíthatók-e.
- A banki és pénztári egyenlegek alátámaszthatók-e.
- A korábbi bevallások és visszaigazolások rendelkezésre állnak-e.
- A tárgyi eszközök nyilvántartása folytatható-e.
- A következő bevallási és bérügyi határidők ismertek-e.
- A szükséges meghatalmazások és hozzáférések rendezettek-e.
Ha valamelyik adat hiányzik, az nem feltétlenül akadályozza meg azonnal a könyvelés folytatását, de szükség lehet adatpótlásra vagy részletesebb könyvelési átvilágításra.
7. PÁMEN átadási ellenőrzőlista Kft.-knek
Könyvelőváltás előtt az alábbi lista alapján ellenőrizheti az átadás állapotát.
- Ellenőriztük a korábbi könyvelési szerződés megszűnésének feltételeit.
- Rögzítettük az utolsó feldolgozott könyvelési időszakot.
- Nyilvántartásba vettük az átadott dokumentumokat és azok időszakait.
- Megkaptuk a szükséges főkönyvi adatokat és analitikákat.
- Ellenőriztük a korábbi bevallásokat és visszaigazolásokat.
- Rendelkezésre állnak az éves beszámolók és zárási dokumentumok.
- Egyeztettük a nyitott vevői és szállítói tételeket.
- Átvettük a szükséges bérügyi dokumentumokat.
- Ellenőriztük az elektronikus fájlok használhatóságát.
- Rögzítettük a hiányzó anyagokat és pótlási határidőket.
- Kijelöltük a következő bevallások és feladatok felelősét.
- Ellenőriztük a NAV-meghatalmazásokat.
- Írásban dokumentáltuk az átadás eredményét.
Javaslat: Az ellenőrzőlista alapján készüljön átadás-átvételi jegyzőkönyv, amelyből később is egyértelműen megállapítható, milyen dokumentumok és feladatok kerültek átadásra.
8. Gyakori kérdések a könyvelőváltásról
Lehet év közben könyvelőt váltani egy Kft.-nél?
Igen. A könyvelőváltás nem kizárólag év végén történhet. Év közbeni váltáskor különösen fontos a feldolgozott időszakok, a nyitott feladatok és a következő bevallások felelősének meghatározása.
Kötelező átadni a teljes könyvelőprogram mentését?
Nem minden esetben. A szükséges adatkör és az átadás módja függ a szerződéstől, a szoftver lehetőségeitől és az új könyvelő technikai igényeitől.
Mi történik, ha hiányos a korábbi könyvelés?
Először azonosítani kell a hiányzó dokumentumokat és az érintett időszakokat. Ezt követően megállapítható, hogy elegendő-e az adatpótlás, vagy részletesebb átvilágításra, könyvelési korrekcióra van szükség.
Ki felel a könyvelőváltás alatt esedékes bevallásokért?
A konkrét feladatellátást a könyvelési szerződések és az átadáskor létrejött megállapodások alapján kell tisztázni. Minden esedékes bevalláshoz célszerű írásban kijelölni a felelőst.
Mi a teendő, ha a régi könyvelő nem ad át bizonyos iratokat?
Írásban célszerű pontosítani, mely dokumentumok hiányoznak, és mit tartalmaz a felek szerződése. Díjvita vagy vitatott iratátadás esetén az adott helyzet egyedi jogi vizsgálatot igényel.
9. Könyvelőváltást tervez? Forduljon a PÁMEN Iroda Kft.-hez!
A könyvelőváltás akkor lehet gördülékeny, ha az új könyvelő pontosan ismeri a társaság pénzügyi és adózási helyzetét, valamint a folyamatban lévő feladatokat.
A PÁMEN Iroda Kft. Debrecenben és Vásárosnaményban személyesen, Magyarország egész területén pedig online nyújt könyvelési szolgáltatásokat Kft.-k számára.
Könyvelőváltás előtt érdemes egyeztetni az átadandó dokumentumokról és a társaság aktuális könyvelési állapotáról.
Az ajánlatkérésben kérjük, adja meg:
- A könyvelőváltás tervezett időpontját.
- A havi bizonylatok hozzávetőleges számát.
- Az alkalmazottak létszámát.
- Az ismert elmaradásokat és nyitott feladatokat.
Kérjen ajánlatot vállalkozása könyvelésére!
Kft. és Bt. könyvelése – PÁMEN Iroda Kft.
Ha a korábbi könyvelés hiányos vagy rendezetlen, ismerje meg könyvelés-átvilágítási és újrakönyvelési szolgáltatásunkat.
Röviden
- Milyen dokumentumok szükségesek? Számlák, bankkivonatok, főkönyvi kivonatok, analitikák, bevallások, beszámolók és szükség esetén bérügyi dokumentumok.
- Mikor lehet könyvelőt váltani? Év közben is, de az utolsó feldolgozott időszakot és a következő bevallások felelősét írásban kell tisztázni.
- Miért fontos az adatexport? Az új könyvelőnek ellenőrizhető és feldolgozható adatokra van szüksége. A szükséges fájlformátumokat előre érdemes egyeztetni.
- Hogyan előzhető meg a hiányos átadás? Átadás-átvételi jegyzőkönyvvel, hiánylistával, pótlási határidőkkel és a következő feladatok felelőseinek kijelölésével.