Fontos, hogy tisztában legyünk a bizonylati elv és fegyelem körével. Ezeket a számviteli törvényben megtalálhatjuk. „165. § (1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell.”

Milyen bizonylatokat és mikor kell könyvelni?

Könyvelni kizárólag azokat a bizonylatokat lehet, amelyek szabályszerűen vannak kiállítva! A készpénzes bizonylatokat a pénzmozgással egyidejűleg (azonnal), bankszámlás tételeket a bankszámlakivonat megérkezésekor, míg az egyéb pénzmozgásokat a tárgyhót követő hónap 15 napjáig. Gyakorlatban ezt akkor tudjuk könyvelni, amikor az ügyfeleink átadják a részünkre a könyvelési anyagokat. Ezt az időpontot a megbízási szerződésbe rögzíteni szoktuk! A könyvelést logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. Ez szolgál alapul az ellenőrzési és egyeztetési lehetőségekre. Számviteli bizonylat: A gazdálkodó által kiállított, valamint a vele gazdasági kapcsolatban álló személyek által kibocsátott irat/okmány, amely a gazdasági eseményt számvitelileg alátámasztja (hivatalosan, hitelesen igazolja). Például számviteli bizonylatnak minősül a biztosító által kiállított számlát helyettesítő számviteli bizonylat.

Bizonylatok típusai:

• Számla
• Hitelintézeti bizonylat
• Bankkivonat
• Szerződés
• Megállapodás
• Kimutatás
• Jogszabályi rendelkezés

Mennyi ideig kell archiválni a bizonylatokat?

A számlát, üzleti és könyvvizsgálói jelentést, bevallásokat, beszámolókat, leltárt és minden egyéb bizonylatot legalább 8 évig kötelező megőrizni! Hogy milyen egyéb okmányt kell még 8 évig megőrizni a törvény taxatíve felsorolja. A bér- és munkaügyi nyilvántartásokat pedig nem szabad selejtezni. Ezeket a bizonylatokat úgy kell megőrizni, hogy azok eredetének a hitelessége, illetve az olvashatósága biztosítva legyen!

Szigorú számadású bizonylatok

A szigorú számadási bizonylatokhoz kétféle kötelezettség tartozik:

Nyilvántartási kötelezettség: Ezt a számviteli törvény (Szt.) írja elő és ez a kötelezettség a gazdálkodót terheli. A szigorú számadású bizonylatokat egy nyilvántartó lapon kell szerepeltetni és annak tartalmazni kell kötelező tartalmi elemeket. Például: sorszám, nyomtatvány neve és számjele, használatbavétel, felhasználás és kiselejtezés kelte stb. „168. § (1) * A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.” Adatszolgáltatási kötelezettség: Ezt pedig az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) írja elő. Ez a kötelezettség csak nyomtatványt forgalmazókra vonatkozik. Adatszolgáltatási kötelezettség: Ezt pedig az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) írja elő. Ez a kötelezettség csak a nyomtatványt forgalmazókra vonatkozik.

Mely bizonylatok tartoznak a szigorú számadású bizonylatok közé:

• Készpénzfizetési számlatömb
• Számlatömb
• Vételi jegy
• Nyugtatömb
• Bevételi, kiadási pénztárbizonylat
• Pénztárgép napi bevételének módosító tételei stb..

Ezeket a bizonylatokat is 8 évig meg kell őrizni! Jogkövetkezményei az elveszett szigorú számadású bizonylatoknak: Magánszemélyt laponként 200 ezer forintig, más adózót 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja a Nemzeti Adó- és Vámhivatal. Amennyiben elveszítünk egy nyomtatványt, akkor azt mindenképp jelentsük a NAV felé.

Az irodánk az ügyfeleinek azt javasolja, hogy aki teheti az számla, illetve nyugtatömb helyett használjon számlázó programot. A számlázó program használata az adminisztrációs feladatokat is csökkenti, mivel 2021. január 1-jétől a magánszemélynek kiállított számlát is jelenteni kell a NAV felé!