A számviteli bizonylatok elektronikus formában történő tárolása (2/2.)

A cikk első fele itt olvasható!

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfatörvény) 179. § (1) és (2) bekezdései szerint minden áfaalany köteles a birtokában lévő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni. A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papíralapon kibocsátott okirat elektronikus formájában történő megőrzésével is.

A jogszabályi háttérről az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet szól. A rendelet 55. §-a határozza meg a hiteles elektronikus dokumentum elkészítésének követelményeit.

Amely követelmények közül az alábbiaknak kell megfelelnie:

  • képi vagy tartalmi megfelelés biztosítása,
  • elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátása,
  • a másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni,
  • rendelkezni kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazó másolatkészítési szabályzattal,
  • rendelkezni kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a Rendeletben megállapított követelményeknek teljesülése megállapítható,
  • a másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy elektronikus aláírást kell elhelyezni, amely elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető.

Az 56§ alapján lehetőség van automatikus másolatkészítésre is. Eszerint elegendő csupán véletlenszerű mintavételezéssel meggyőződni arról, hogy a másolatkészítés rendben zajlik.

Az automatikus másolatkészítés során a fentieken túl az alábbiakat kell biztosítani:

  • a másolatkészítés zárt rendszerben történik,
  • mintavételes ellenőrzést végeznek a képi vagy tartalmi egyezőség biztosítása céljából,
  • a másolatkészítő rendszer műszaki és szervezési megoldással biztosítja a másolat olvashatóságát,
  • a záradék tartalmazza az automatikus másolatkészítés tényét.

Az Art 1. számú mellékletének 1. 13. pontja alapján: „Az állami adó- és vámhatósághoz be kell jelenteni az adózó iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével, valamint ha bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt.”